Anonim şirketlerde olağan genel kurul toplantısı, şirket organlarının seçimine, finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine, yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemlerini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin müzakereler yapmak ve karar almak üzere yapılan toplantıdır. Bu yazımızda olağan genel kurul toplantısına ilişkin usul ve esaslardan bahsedilecektir.
1. İlgili Mevzuat
Olağan genel kurul toplantılarının usul ve esaslarına ilişkin hususlar 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun (“TTK”) 409 vd. maddeleriyle 28.11.2012 tarihli ve 28481 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelikte (“Yönetmelik”) düzenlenmektedir.
2. Toplantı Zamanı
Olağan genel kurul toplantısı, her hesap dönemi sonundan itibaren 3 ay içinde yapılır. Buna göre olağan genel kurul toplantısı, hesap dönemi takvim yılı olan şirketlerde yılın ilk 3 ayı içinde, özel hesap dönemi olan şirketlerde ise hesap döneminin bittiği günü izleyen 3 ay içinde yapılmalıdır.
3. Toplantı Yeri
Esas sözleşmede aksine hüküm olmadıkça olağan genel kurul toplantıları şirketin merkezinin bulunduğu mülki idare birimi sınırları içinde yapılır. Toplantının hangi adreste yapılacağı esas sözleşmede özel olarak belirtilmemişse, bunu belirleme yetkisi toplantı çağrısı yapanlara aittir.
Toplantının, şirket merkezinin bulunduğu mülki idare birimi sınırları dışındaki başka bir yerde veya yurt dışında yapılabilmesi için bunun esas sözleşmede açıkça düzenlenmesi gerekir.
Çağrı ilanında toplantı yeri doğru, anlaşılır ve ayrıntılı biçimde belirtilmelidir.
4. Toplantıya Çağrı
Genel kurul, görev süresi sona ermiş olsa bile yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılır. Yönetim kurulunun mevcut olmaması veya devamlı olarak toplanamaması ya da toplantı nisabının oluşmasına imkân bulunmaması halinde, TTK m. 410/2 uyarınca mahkemeden izin alan pay sahibi, genel kurulu toplantıya çağırabilir.
Genel kurul toplantıya, esas sözleşmede belirtilen şekilde, internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketler internet sitelerinde ve her halde Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilan ile çağrılır. Çağrı, toplantıya elektronik ortamda katılma sistemini uygulayan şirketlerde elektronik genel kurul sisteminde de yapılır.
Son olarak, bütün pay sahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, çağrı usulüne uyulmaksızın genel kurul olarak toplanabilir ve bu toplantı nisabı var olduğu sürece karar alabilirler.
5. Gündem
Gündem, genel kurulu toplantıya çağıran organ tarafından belirlenir. Kanuni istisnalar saklı kalmak kaydıyla gündemde bulunmayan konular genel kurulda müzakere edilemez ve karara bağlanamaz. Olağan genel kurul toplantısının gündeminde bulanacak hususlar Yönetmeliğin 13. maddesinde şöyle düzenlenmiştir:
– Açılış ve toplantı başkanlığının oluşturulması,
– Yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporunun okunması ve müzakeresi,
– Denetçi raporlarının okunması,
– Finansal tabloların okunması, müzakeresi ve tasdiki,
– Yönetim kurulu üyelerinin ibrası,
– Kârın kullanım şeklinin, dağıtılacak kâr ve kazanç payları oranlarının belirlenmesi,
– Yönetim kurulu üyelerinin ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi hakların belirlenmesi,
– Faaliyet yılı içinde yönetim kurulu üyeliklerinde eksilme meydana gelmiş ve yönetim kurulunca atama yapılmış ise atamanın genel kurulca onaylanması,
– Görev süreleri sona ermiş olan yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi, şayet esas sözleşmede görev süreleri belirtilmemişse görev sürelerinin tespiti,
– Denetçinin seçimi,
– Lüzum görülecek sair hususlar (Bu hususların önceden belirlenerek gündeme açıkça yazılması gerekmektedir. Gündemde “Lüzum görülecek sair hususlar” şeklinde bir madde olmamalıdır.)
6. Toplantı ve Karar Nisabı
Genel kurul, kanunda veya esas sözleşmede aksine daha ağır nisap öngörüldüğü hâller hariç, sermayenin en az dörtte birini karşılayan payların sahiplerinin veya temsilcilerinin varlığıyla toplanır. Bu nisabın toplantı süresince korunması şarttır. Kararlar toplantıda hazır bulunan oyların çoğunluğu ile verilir.
Kanunda daha ağır nisap öngörülmüş bulanan bazı haller aşağıdaki gibidir:
Esas sözleşme değişikliği: Esas sözleşme değişikliğine ilişkin genel kurul kararları Sermayenin en az yarısı ile toplanır. Toplantıda hazır bulunan oyların çoğunluğu ile karar alınır.
Sermaye azaltımı, imtiyazlı pay oluşturulması, şirketin işletme konusunun tamamen değiştirilmesi, nama yazılı payların devrinin sınırlandırılması, fesih ve tasfiye: Sayılan kararlara ilişkin görüşmeleri içeren genel kurul toplantısı, sermayenin en az %75’ini oluşturan payların sahiplerinin veya temsilcileriyle toplanır ve yine sermayenin en az %75’ini oluşturan payların sahiplerinin veya temsilcilerinin olumlu oylarıyla karar alınır.
Bilanço zararlarının kapatılması için yükümlülük ve ikincil yükümlülük koyulması, şirketin merkezinin yurt dışına taşınması: Sayılan kararlar sermayenin tümünü oluşturan payların sahiplerinin veya temsilcilerinin oybirliğiyle alınır.
7. Toplantı Tutanağının Düzenlenmesi ve Tescili
Toplantı tutanağı, pay sahiplerini veya temsilcilerini, bunların sahip oldukları payları, gruplarını, sayılarını, itibari değerlerini, genel kurulda sorulan soruları, verilen cevapları, alınan kararları, her karar için kullanılan olumlu ve olumsuz oyların sayılarını içerir. Toplantıda alınan kararlar, hiçbir tereddütte yer vermeyecek şekilde, olumlu ve olumsuz oyların toplamları da gösterilmek suretiyle tutanakta belirtilir.
Tutanak, toplantı başkanlığı tarafından imzalanır. Tek pay sahipli şirketlerde toplantıda hazır bulunan pay sahibinin veya temsilcisinin de toplantı tutanağını imzalaması zorunludur.
Yönetim kurulu, tutanağın noterce onaylanmış bir suretini Ticaret Sicili Müdürlüğüne vermek ve bu tutanakta yer alan tescil ve ilana tabi hususları tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür. Genel kurul süreci, toplantı tutanağının ticaret sicil müdürlüğüne verilmesiyle tamamlanmış olur.